Deja de perder el tiempo gestionando tu clínica: disfruta ya de citas, reservas, pagos y facturas en un solo clic

Autor: Víctor Hernán · Fisioterapeuta colegiado n.º 6944 · Más de 20 años de experiencia clínica y en gestión de centros de fisioterapia

Contenido patrocinado por Tufisio.com.

Abrir tu propia consulta de fisioterapia tiene una parte apasionante: empezar a tratar a tus pacientes y construir tu propio proyecto profesional. Pero hay otra de la que hablamos bastante menos en la universidad: de repente también tienes que gestionar un negocio.

Agenda, llamadas, historias clínicas, consentimientos, reservas, bonos, pagos, facturas —ojo con VeriFactu—, cancelaciones, recordatorios… Y todo ese tiempo administrativo sale del mismo sitio: de tus horas de trabajo.

Después de más de 20 años trabajando como fisioterapeuta y gestionando clínicas, hay un consejo que repito mucho a los profesionales jóvenes que pasan por Fisiolution: cuando empiezas, no te cargues de estructura y costes antes de necesitarlos. Organiza primero tu consulta y automatiza todo aquello que razonablemente puedas automatizar.

Ahí es donde una herramienta como Tufisio.com puede tener sentido.

Tufisio.com permite centralizar desde un mismo entorno agenda, pacientes, reservas y pagos online, bonos, documentación, firma digital y facturación. La idea es bastante sencilla: menos tiempo gestionando y más tiempo tratando pacientes.

En este artículo vamos a ver

1. Qué tiene que gestionar realmente un fisioterapeuta cuando abre su consulta.
2. Si necesitas contratar recepción desde el primer día.
3. Qué es Tufisio.com y qué puedes gestionar desde la plataforma.
4. Cómo afrontar uno de los grandes problemas de nuestra profesión: el absentismo.
5. Cómo funcionan las reservas y los pagos online.
6. Cómo organizar facturación y VeriFactu.
7. Cómo centralizar consentimientos, historias clínicas e informes.
8. Cómo reducir pequeñas tareas administrativas que te roban tiempo cada día.
9. Si Tufisio.com sirve tanto para un fisioterapeuta que empieza como para una clínica que crece.
10. Las preguntas más frecuentes sobre Tufisio.com.

¿Qué tiene que gestionar realmente un fisioterapeuta cuando abre su consulta?

Uno de los primeros errores al empezar es infravalorar cuánto tiempo consume la administración.

Lo veo frecuentemente con fisioterapeutas jóvenes que realizan sus prácticas con nosotros.

Terminan la carrera pensando —lógicamente— en fisioterapia: valorar bien, tratar bien, conseguir pacientes y empezar a construir su futuro profesional.

Hasta que aparece la realidad.

«Víctor, quiero montar mi propia consulta. ¿Por dónde empiezo? ¿Necesito contratar a alguien para recepción?».

Mi respuesta suele ser bastante clara:

No empieces cargándote de costes fijos si todavía no tienes un volumen de pacientes que los justifique.

Una buena persona en recepción puede ser fundamental cuando una clínica crece. Pero si acabas de empezar y todavía tienes una agenda pequeña, quizá lo que necesitas primero no sea aumentar tu estructura.

Necesitas organización.

Y actualmente buena parte de esa organización puede digitalizarse.

¿Necesitas contratar recepción desde el primer día?

No necesariamente.

Un fisioterapeuta que comienza solo puede automatizar una parte importante de las tareas administrativas y esperar a que su volumen de trabajo justifique incorporar personal.

Esto no significa que un programa sustituya a una buena recepción.

En una clínica consolidada sabemos perfectamente el valor que aporta una persona competente atendiendo pacientes, gestionando incidencias y coordinando el funcionamiento diario.

Pero tenemos que distinguir dos momentos.

Una clínica con varios profesionales, muchas llamadas y un volumen importante de pacientes probablemente necesite recepción.

Un fisioterapeuta que acaba de empezar quizá necesite primero controlar costes, conseguir pacientes y trabajar con un sistema de gestión eficiente.

Si puedes automatizar reservas, recordatorios, determinados cobros, facturación y documentación, puedes concentrar tus recursos en aquello que realmente hace crecer una consulta: tratar bien y conseguir que los pacientes quieran volver.

¿Qué es Tufisio.com y qué puedes gestionar desde la plataforma?

Tufisio.com es una plataforma de gestión dirigida a fisioterapeutas autónomos y clínicas de fisioterapia.

Lo bueno es tener agenda, pacientes, reservas, pagos, documentos y facturación dentro del mismo entorno, en lugar de repartir el trabajo entre el teléfono, una agenda, correos electrónicos, documentos de Word, hojas de cálculo y diferentes aplicaciones.

A mí me importa poco que un programa presuma de tener cien funciones. Quiero que las que utilizo todos los días estén donde tienen que estar y funcionen bien.

Una reserva entra en la agenda. El paciente queda registrado. Puedes gestionar su documentación, organizar sus pagos y preparar posteriormente su factura sin reconstruir todo el proceso utilizando cinco herramientas diferentes.

Cuando eres tú quien trata, contesta el teléfono, cobra y lleva la administración, esta diferencia se nota.

¿Quieres ver cómo funcionaría Tufisio.com en tu consulta?

Tufisio.com ofrece una demostración para conocer la plataforma y valorar cómo puede adaptarse al funcionamiento de una consulta o clínica.

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El absentismo: cuando un paciente no aparece también estás perdiendo dinero

Una cita a la que un paciente no acude no supone simplemente un hueco vacío en la agenda.

Es tiempo profesional que habías reservado exclusivamente para esa persona y que probablemente ya no puedes ofrecer a otro paciente.

Este es uno de los problemas que más me sorprende que hayamos normalizado en nuestra profesión.

Un paciente reserva una hora.

Esa hora desaparece de tu agenda.

Tú estás disponible exclusivamente para él.

Llegan las cinco.

Las cinco y cinco.

Las cinco y cuarto.

Y no aparece.

En algunas ocasiones tampoco ha llamado ni enviado un mensaje.

Has perdido una hora de trabajo y, dependiendo de cómo tengas organizada la clínica, también el ingreso asociado a esa sesión.

Cuando compramos una entrada de cine entendemos perfectamente que estamos reservando algo. Si finalmente decidimos no acudir, no esperamos que el cine tenga que asumir económicamente nuestra decisión.

Entonces, ¿por qué hemos normalizado que el tiempo reservado de un fisioterapeuta funcione de una manera completamente diferente?

Tufisio.com permite que los pacientes puedan reservar y pagar online por adelantado, además de disponer de opciones relacionadas con la gestión de ausencias y cancelaciones.

No se trata de castigar a un paciente porque haya tenido un imprevisto.

Se trata de establecer desde el principio unas condiciones de reserva claras, conocidas y profesionales.

Si el paciente avisa con la antelación establecida, puedes reorganizar la agenda según las condiciones de tu consulta.

El problema aparece cuando alguien bloquea una hora y sencillamente no aparece.

¿Pacientes que reservan y no aparecen? Así puedes empezar a poner freno al absentismo

Si tienes una consulta o una clínica, esta situación probablemente te resulte familiar.

En este vídeo hablamos precisamente de uno de los problemas que más tiempo, dinero y energía puede hacer perder al fisioterapeuta: el paciente que reserva, no avisa y no aparece.

La idea que planteamos en el vídeo es sencilla: nuestro tiempo también tiene valor.

Con Tufisio.com el paciente puede reservar y pagar online. La clínica establece sus condiciones de reserva y el paciente puede conocerlas antes de confirmar.

Reserva online, pago anticipado y unas normas claras permiten profesionalizar un problema que tradicionalmente hemos gestionado mediante llamadas, mensajes y discusiones.

Y hay otra ventaja especialmente interesante para quien trabaja solo.

Mientras tú estás tratando a un paciente, otro puede gestionar su reserva online.

No tienes que abandonar la cabina para coger cada llamada.

Facturación y VeriFactu: mejor hacerlo bien desde el principio

Cuando empiezas es muy fácil caer en la chapuza administrativa.

Una factura en Word.

Otra copiando la anterior.

Una hoja de cálculo.

Una carpeta en el escritorio.

Y el maravilloso archivo:

«FACTURA DEFINITIVA BUENA AHORA SÍ – versión final la buena esta sí».

Por Dios, espabila.

Si quieres construir un negocio profesional, intenta organizarlo profesionalmente desde el principio.

Tufisio.com permite gestionar la facturación desde la propia plataforma y dispone de funcionalidades relacionadas con VeriFactu.

Esto no significa que un programa sustituya a tu asesor fiscal.

Tu asesor debe indicarte cuáles son tus obligaciones fiscales y cómo cumplirlas. El software debería ayudarte a que llevarlas al día resulte más sencillo.

Hacer una factura manual puede parecer insignificante cuando haces dos.

Cuando tienes que gestionar cientos de documentos, la historia cambia bastante.

Consentimientos, historias clínicas e informes: todo bajo el mismo paraguas

Algo parecido ocurre con la documentación clínica.

Un paciente necesita un consentimiento informado.

Otro solicita un informe.

Otro necesita una factura.

Otro documento tiene que firmarse.

Y empiezas a abrir carpetas.

Word.

PDF.

Correo electrónico.

Una plantilla antigua.

Otra nueva.

Esto puede funcionar cuando tienes cuatro pacientes. No es una buena manera de construir una consulta que pretendes hacer crecer.

Tufisio.com permite trabajar con gestión de pacientes, historia clínica, documentación, plantillas y firma digital.

Entre la documentación contemplada por la plataforma aparecen documentos relacionados con el consentimiento informado de intervención fisioterápica, protección de datos y revocación del consentimiento.

Puedes consultar también las normas de conducta y documentación de consentimiento informado de Fisiolution.

Especialmente cuando acabas de terminar la carrera, tener estos procesos estructurados puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza.

No tienes por qué convertirte en diseñador de documentos Word para ejercer de fisioterapeuta.

Menos administración, más fisioterapia

Para mí, este es realmente el argumento importante.

No es hacer una factura más rápido.

No es enviar un recordatorio.

No es permitir una reserva online.

Es sumar todas esas pequeñas tareas que repites una y otra vez.

Si una reserva se realiza automáticamente, eliminas una gestión.

Si un recordatorio se envía automáticamente, eliminas otra.

Si el paciente realiza el pago durante la reserva, reduces otro proceso posterior.

Si la documentación está preparada y puede firmarse digitalmente, vuelves a reducir trabajo administrativo.

Una automatización aislada parece poca cosa.

Cientos de pequeñas gestiones repetidas durante meses ya no son poca cosa.

El ahorro no está en una única acción. Está en todas las pequeñas tareas que dejas de repetir cada día.

Si la tecnología puede realizar correctamente una tarea administrativa repetitiva que no necesita de tus conocimientos como fisioterapeuta, aprovéchala.

Tu tiempo debería estar principalmente donde aportas más valor:

con tus pacientes.

¿Sirve Tufisio.com si trabajo solo? ¿Y cuando mi clínica crezca?

Sí. Tufisio.com dispone de diferentes planes para profesionales independientes y para clínicas, por lo que puede adaptarse a estructuras de distinto tamaño.

Hoy puedes ser tú.

Una camilla.

Un despacho.

Un portátil.

Y muchas ganas de trabajar.

Pero mañana incorporas otro fisioterapeuta.

Después necesitas varias agendas.

Más salas.

Aparatología compartida.

Diferentes profesionales.

Más pacientes.

Más facturación.

Y la gestión empieza a complicarse.

Por eso, cuando eliges un programa, no deberías pensar únicamente en lo que necesitas hoy.

También deberías hacerte una pregunta:

¿Qué ocurre si mi consulta funciona?

Que una herramienta pueda acompañarte desde una estructura pequeña hasta una clínica con necesidades mayores evita tener que reconstruir todo tu sistema precisamente cuando estás creciendo.

¿Qué plan de Tufisio.com encaja mejor con tu consulta?

Tufisio.com dispone de diferentes modalidades para profesionales independientes y clínicas.

CONSULTAR PLANES DE TUFISIO.COM

Un buen programa también tiene que evolucionar

La manera de gestionar una clínica actualmente no tiene nada que ver con la que teníamos hace 20 años.

Han cambiado las reservas.

Los pagos.

La comunicación con los pacientes.

La documentación.

La fiscalidad.

Y ahora está cambiando incluso nuestra relación con la inteligencia artificial.

Por eso considero importante trabajar con una plataforma que continúe evolucionando, escuche las necesidades de los profesionales y vaya incorporando herramientas útiles sin convertir cada cambio en un problema para el usuario.

Tufisio.com ha ido incorporando funcionalidades relacionadas con reservas y pagos online, firma digital, facturación, gestión de recursos y nuevas herramientas tecnológicas.

Pero la tecnología tiene que facilitarte el trabajo, no interrumpirlo.

Una actualización fantástica que te deja sin poder acceder a la agenda cuando tienes la sala de espera llena no es fantástica.

Cuando estás trabajando necesitas rapidez, estabilidad y que las herramientas que utilizas todos los días respondan.

Para mí, un buen software de gestión es aquel del que terminas olvidándote porque simplemente hace su trabajo.

¿Y si no sé utilizar alguna función?

Cuando empiezas, el soporte también importa.

Nadie termina la carrera de Fisioterapia sabiendo configurar un software clínico, organizar reservas online, gestionar facturación y dominar todos los procesos administrativos necesarios para poner en marcha una empresa.

Tufisio.com dispone de centro de ayuda, recursos para los primeros pasos y diferentes modalidades de soporte según el plan contratado.

Pregunta.

Configura correctamente tu sistema desde el principio.

Entiende cómo funciona.

Y después consigue que se convierta en una herramienta cotidiana que no te obligue a pensar constantemente en ella.

Mi recomendación después de más de 20 años gestionando clínicas de fisioterapia

Si mañana volviera a terminar Fisioterapia y quisiera abrir mi primera consulta, no empezaría intentando aparentar que tengo una gran empresa.

Controlaría los gastos.

Buscaría un espacio adecuado.

Trabajaría para conseguir pacientes.

Intentaría ser cada día mejor fisioterapeuta.

Y automatizaría desde el principio todo aquello que razonablemente pudiera automatizar.

Agenda.

Reservas.

Recordatorios.

Pagos.

Facturas.

Bonos.

Documentación.

Consentimientos.

Cuando mi volumen de pacientes justificase incorporar una persona a recepción, la contrataría.

Cuando necesitase otro fisioterapeuta, crecería.

Y así sucesivamente.

Porque abrir una consulta no consiste en parecer grande desde el primer día.

Consiste en construir un negocio que pueda crecer sin que los costes y la gestión te asfixien antes de conseguirlo.

Por eso considero interesantes herramientas como Tufisio.com.

Un programa no va a conseguirte pacientes.

Tampoco va a convertirte en mejor fisioterapeuta.

Eso depende de ti.

Su trabajo debería ser otro:

hacer que gestionar tu consulta sea suficientemente sencillo como para que tú puedas concentrarte en hacer bien el tuyo: tratar con la máxima calidad y calidez a tus pacientes.

Ojalá me hubiesen dado este consejo y esta plataforma hace 20 años…

Preguntas frecuentes sobre Tufisio.com

¿Qué plan necesito si trabajo solo?

Tufisio.com dispone de planes destinados a profesionales independientes. Si la estructura crece y se incorporan más profesionales, existen modalidades específicas para clínicas.

¿Puedo probar Tufisio.com antes de contratarlo?

Sí. Tufisio.com ofrece actualmente un periodo de prueba para conocer la plataforma y también permite solicitar una demostración.

¿Los pacientes pueden reservar y pagar por adelantado?

Sí. La plataforma permite reservas online y el pago de la sesión durante el proceso de reserva.

¿Puedo establecer condiciones para pacientes que reservan y no aparecen?

Tufisio.com dispone de opciones relacionadas con ausencias y cancelaciones que pueden configurarse de acuerdo con las condiciones establecidas por la consulta.

¿Tufisio.com permite trabajar con VeriFactu?

Sí. Tufisio.com dispone de funcionalidades de facturación relacionadas con VeriFactu. La situación fiscal concreta de cada profesional debe revisarse con su asesor.

¿Puedo gestionar consentimientos e historias clínicas?

Sí. La plataforma incorpora gestión de pacientes, historia clínica, documentos, plantillas y firma digital.

¿Tengo que instalar un programa?

No. Tufisio.com funciona como aplicación web desde el navegador y puede utilizarse desde diferentes dispositivos compatibles.

¿Sirve si posteriormente contrato más fisioterapeutas?

Sí. Existen planes destinados a clínicas que permiten ampliar la gestión conforme aumenta la estructura del centro.

¿Necesito tener mi propia página web?

No es imprescindible. Tufisio.com permite disponer de un perfil desde el que presentar información y facilitar la reserva online.

¿Qué ocurre si necesito ayuda para configurarlo?

Tufisio.com dispone de recursos de ayuda y diferentes modalidades de soporte según el plan contratado.

Sobre el autor

Víctor Hernán
Fisioterapeuta colegiado n.º 6944
Más de 20 años de experiencia en fisioterapia clínica y gestión de centros de fisioterapia.
Cofundador de Fisiolution.

Artículo realizado en colaboración con Tufisio.com. Las características, precios y condiciones de los servicios pueden cambiar, por lo que recomendamos consultar siempre la información vigente facilitada por Tufisio.com.